Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Die 4 besten im Vergleich

Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer notwendig?

Wenn Sie bisher Ihre Rechnungen – wie die meisten Kleinunternehmer – mit Word oder Excel geschrieben haben, ist ein Rechnungsprogramm eigentlich schon seit dem 01.01.2015 notwendig. An diesem Tag sind die neuen GoBD, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, in Kraft getreten. Diese legen eine revisionssichere Archivierung fest, was bedeutet, dass eine einmal gespeicherte Rechnung nicht mehr verändert werden darf.

Im Normalfall speichern Sie als Kleinunternehmer die Rechnungen auf dem PC, auf einer externen Festplatte oder in der Cloud. Muss an der Rechnung etwas geändert werden, kann sie jederzeit aufgerufen, verändert und mit derselben Rechnungsnummer wieder abgespeichert werden. Das ist mit den GoBD-Regeln nicht mehr zulässig. Wenn Sie also Ihre Rechnungen mit Word oder Excel schreiben, ist ein Rechnungsprogramm notwendig.

Was kann eine Rechnungssoftware Ihnen abnehmen?

Eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer bietet im Kern vier Erleichterungen:

• GoBD-konforme Ablage
• Daten an einem Ort gebündelt
• Fehlerquellen werden minimiert
• Saubere Rechnungen in kürzester Zeit

Die Vorteile im Detail

Um an den vorherigen Punkt anzuknüpfen: Rechnungsprogramme speichern die Rechnungen so, wie es die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung vorsehen – auf einem externen Server sicher archiviert und unveränderbar. Bei Qualitätsanbietern wie Lexoffice oder Smoice werden die Daten in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum abgelegt, das in hohem Maße für den Datenschutz zertifiziert ist.

Ein weiterer Vorteil von Rechnungssoftware ist, dass alle Daten an einem Ort gebündelt werden. Sie müssen nicht erst in den einen Ordner, um die Kundeninformationen zusammenzusuchen, und in den nächsten, um die passende Rechnungsnummer zu finden – womöglich noch mit eingeschränktem Zugriff aus dem Home-Office. Alles ist in einer Software gebündelt, und Fehlerquellen wie doppelte oder ausgelassene Rechnungsnummern werden eliminiert.

Ein weiterer großer Vorteil ist der Abgleich mit Ihren Kontoauszügen. Sie müssen Rechnungen nicht mehr manuell mit Kontoauszügen abgleichen, um zu verifizieren, dass die Kunden gezahlt haben. Viele Anbieter bieten diese Funktion automatisch mit an: Über eine Schnittstelle zu Ihrer Bank findet ein Abgleich mit Ihrem Rechnungsausgang statt. Wenn eine Überweisung zu einer Rechnung passt, wird der offene Betrag auf null gesetzt.

Wird eine Rechnung einmal nicht gezahlt, kann das gerade für Kleinunternehmer mühselig werden: Welche Mahnstufe hat der Kunde? Wurde schon gemahnt oder nur erinnert? Auch das nimmt Ihnen ein modernes Rechnungsprogramm ab, indem es automatisiert Mahnungen verschickt, wenn der Abgleich mit dem Kontoauszug bis zum Stichtag nicht erfolgt ist.

Auch das Versenden von Rechnungen per Mail muss nicht mehr händisch geschehen, sondern kann durch die Software erledigt werden. Gute Anbieter stellen durch zuverlässige Mailserver sicher, dass die Mails auch ankommen und nicht im Spam-Filter des Kunden landen.

Welche Vorteile haben Rechnungsprogramme für Ihre Buchhaltung?

Zusammengefasst profitiert Ihre Buchhaltung in drei Bereichen:

• Zeitersparnis: kein lästiges Suchen nach Informationen an verschiedenen Orten, Rechnungen schreiben innerhalb weniger Minuten
• Konformität: Die Hersteller der Software kümmern sich um eine GoBD-konforme Speicherung Ihrer Kundendaten
• Automatisierung: Abgleich der Zahlungseingänge mit Ihrem Konto, Mahnwesen, wiederkehrende Verträge, Lastschriften – all das können moderne Rechnungsprogramme automatisiert abbilden

Worauf sollten Sie bei der Wahl der Rechnungssoftware achten?

Wichtig ist, dass die Software Ihren Anforderungen entspricht und für Sie einfach zu handhaben ist, damit sie eine Arbeitserleichterung mit sich bringt. Ein guter Support kommt damit einher.

Zwei Anwendungsbeispiele: Für Freiberufler könnte eine schnelle Abrechnung von geleisteten Stunden und die Abrechnung von wiederkehrenden Verträgen ein Thema sein. Bei Handwerkern sollten schnelles Erstellen von Angeboten und eine Zeiterfassung vor Ort gegeben sein, ebenso wie ein automatisiertes Mahnwesen.

Nicht alle Lösungen in diesem Test bieten beispielsweise einen automatischen Abgleich mit Ihren Kontoauszügen an. Wenn Sie nur eine Rechnung pro Jahr schreiben, ist dieser Abgleich aber auch nicht vonnöten. Wenn Sie wiederkehrende Leistungen per Lastschrift einziehen möchten, sollten diese beiden Funktionen ebenfalls an Bord sein. Auch Ihr Steuerberater kann Ihnen nützliche Informationen zur passenden Software geben. Viele Anbieter bieten eine Schnittstelle zu Steuerberatern bzw. zu DATEV an, was die Übertragung der Monatsabschlüsse vereinfacht.

Überblick über die besten Anbieter

Im Vergleich stehen Fastbill, easybill, Smoice und Lexoffice. Alle vier Anbieter überzeugen bei Handhabung, anpassbaren PDF-Vorlagen, Rechnungsversand per Mail, Kundendatenbank, Vertragsabrechnung und automatisiertem Mahnwesen.

Unterschiede zeigen sich im Tempo und bei den Extras: Angebote sind bei Smoice in etwa 2 Minuten erstellt, bei easybill in 3 Minuten, bei Fastbill und Lexoffice in etwa 5 Minuten. Rechnungen erstellen dauert bei Fastbill und Smoice rund 1 Minute, bei Lexoffice 2 und bei easybill 3 Minuten. Eine Angebotsannahme per Mail und eine automatische Mehrwertsteuer-Berechnung bietet im Test nur Smoice.

Preislich liegt Lexoffice mit 7,90 Euro pro Monat vorn, gefolgt von Fastbill mit 8,99 Euro, easybill mit 15,48 Euro und Smoice mit 19,00 Euro pro Monat.