Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Wir vergleichen die 4 besten Anbieter

Rechnungen schreiben ist für viele Kleinunternehmer eine unangenehme Aufgabe – Es kostet Zeit, man muss aus verschiedenen Quellen die Infos für die Rechnung zusammensuchen und zu guter letzt kommt der Staat und verlangt, dass Rechnungen nicht mehr verändert werden dürfen, sind sie einmal abgespeichert.
Da liegt die Anschaffung eines einfachen Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer nahe. In diesem Artikel bieten einen Einstieg in die besten Softwarelösungen für Kleinunternehmer und geben wertvolle Entscheidungshilfen, die dazu führen dass Sie die passende Lösung finden.

Notwendig?

Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer notwendig?

Wenn sie bisher Ihre Rechnungen, wie die meisten Kleinunternehmer mit Word oder Excel geschrieben haben, ist ein Rechnungsprogramm eigentlich schon seit dem 01.01.2015 notwendig. An diesem Tag sind die neuen goBD, die Grundsätze der Ordnungsgemäßen Buchführung in Kraft getreten. Diese legt eine revisionssichere Archivierung fest, was bedeutet dass eine einmal gespeicherte Rechnung nicht mehr verändert werden darf.
Im Normalfall wird es so sein, dass Sie als Kleinunternehmer die Rechnungen auf dem PC, oder auf einer externen Festplatte oder in der Cloud abspeichern. Sollte bei der Rechnung etwas verändert werden müssen, kann sie jederzeit aufgerufen, verändert und mit der selben Rechnungsnummer wieder abgespeichert werden. Das ist mit den neuen goBD Regeln nicht mehr zulässig. Wenn Sie also Ihre Rechnungen mit Word oder Excel schreiben, dann ist ein Rechnungsprogramm notwendig.

Erleichterung

Was kann eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer Ihnen abnehmen?

  • GOBD konforme Ablage
  • Daten an einem Ort gebündelt
  • Fehlerquellen werden minimiert
  • Saubere Rechnungen in kürzester Zeit

Um an den vorherigen Punkt anzuknöpfen – Die goBD konforme Erstellung von Rechnungen. Denn Rechnungsprogramme speichern die Rechnungen so, wie es die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung vorsehen – Auf einem externen Server sicher archiviert und unveränderbar.

Bei Qualitätsanbietern wie zum Beispiel Lexoffice oder Smoice werden die Daten in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum abgelegt, die im hohen Maße für den Datenschutz zertifiziert sind.
Ein weiterer Vorteil von Rechnungssoftware ist, dass alle Daten an einem Ort gebündelt werden. Sie müssen nicht erst in den einen Ordner, um die Kundeninformationen zusammen zu suchen und in den nächsten, um die passende Rechnungsnummer zu finden. Womöglich steckt man dabei grade im Home-Office und hat dadurch zusätzlich eingeschränkten Zugriff auf Kundendaten. Alles ist in einer Software gebündelt und Fehlerquellen wie doppelte oder ausgelassene Rechnungsnummern werden eliminiert.

Ein weiterer großer Vorteil von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer ist der Abgleich mit Ihren Kontoauszügen. Sie müssen beim Einsatz von Software nicht mehr Rechnungen manuell mit Kontoauszügen abgleichen und somit verifizieren, dass die Kunden auch gezahlt haben. Viele Anbieter bieten diese Funktion automatisch mit an. Über eine Schnittstelle zu Ihrer Bank findet ein Abgleich mit Ihrem Rechnungsausgang statt. Wenn eine Überweisung zu einer Rechnung passt, wird der offene Betrag auf Null gesetzt.
Wird eine Rechnung mal nicht gezahlt, kann das vor allem für Kleinunternehmer sehr mühselig werden. Welche Mahnstufe hat der Kunde nun gleich? Habe ich schon gemahnt oder nur erinnert? Auch das nimmt Ihnen ein modernen Rechnungsprogramm ab, indem es automatisiert Mahnungen verschickt, wenn der Abgleich mit dem Kontoauszug bis zum Stichtag nicht erfolgt ist.

Auch das Versenden von Rechnungen per Mail muss mit einer Software nicht mehr händisch geschehen, sondern kann durch die Software erledigt werden. Gute Anbieter stellen durch Top Mailserver sicher, dass die Mails auch ankommen und nicht im Spam Filter des Kunden landen. Zum Thema Spam Filter finden Sie mehr in unserer Rubrik E-Mail Betreuung.

Vorteile

Welche Vorteile haben Rechnungsprogramme für Ihre Buchhaltung

Zeitersparnis

Kein lästiges Suchen nach Informationen an verschiedenen Orte, Rechnungen schreiben innerhalb weniger Minuten

Konformität

Die Hersteller der Software kümmern sich um eine goBD konforme Speicherung Ihrer Kundendaten

Automatisierung

Abgleich der Zahlungseingänge mit Ihrem Konto, Mahnwesen, Wiederkehrende Verträge, Lastschriften – Das alles können moderne Rechnungsprogramme automatisiert darstellen

Die richtige Wahl

Worauf sollten sie bei der Wahl der Rechnungssoftware für Kleinunternehmer achten?

Anwendungsbeispiele:
Freiberufler

Für Freiberufler könnte eine schnelle Abrechnung von geleisteten Stunden und die Abrechnung von Wiederkehrenden Verträgen ein Thema sein

Handwerker

Schnelles erstellen von Angeboten und eine Zeiterfassung vor Ort sollte gegeben sein, ebenso wie ein automatisiertes Mahnwesen um Handwerkern eine Erleichterung zu verschaffen

Wichtig ist, dass die Software Ihren Anforderungen entspricht und für Sie einfach zu handeln ist, damit sie eine Arbeitserleichterung mit sich bringt. Ein guter Support kommt damit einher.

Nicht alle Lösungen in diesem Test bieten beispielsweise einen automatischen Abgleich mit Ihren Kontoauszügen an. Wenn Sie nur eine Rechnung pro Jahr schreiben, ist dieser Abgleich aber auch nicht von Nöten. Wenn Sie Wiederkehrende Leistungen per Lastschrift einziehen möchten, sollten diese beiden Funktionen ebenfalls an Bord sein. Auch Ihr Steuerberater wird Ihnen nützliche Informationen zu der passenden Software geben können. Viele Anbieter bieten eine Schnittstelle zu Steuerberatern, bzw. zu Datev an, was die Übertragung der Monatsabschlüsse vereinfacht.

Die richtige Wahl

Überblick über die besten Anbieter

Fastbill easyBill Smoice Lexoffice
Handhabung
PDF Anpassbar
Rechnungen per Mail
Kunden Datenbank
Angebote erstellen 5 Minuten 3 Minuten 2 Minuten 5 Minuten
Rechnungen erstellen 1 Minute 3 Minuten 1 Minute 2 Minuten
Vertragsabrechnung
Mahnwesen automatisiert
Angebotsannahme per Mail
Automatische MwSt. Berechnung
Preis / Monat 8,99 15,48 19,00 7,90