Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Bei Qualitätsanbietern wie zum Beispiel Lexoffice oder Smoice werden die Daten in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum abgelegt, die im hohen Maße für den Datenschutz zertifiziert sind.
Ein weiterer Vorteil von Rechnungssoftware ist, dass alle Daten an einem Ort gebündelt werden. Sie müssen nicht erst in den einen Ordner, um die Kundeninformationen zusammen zu suchen und in den nächsten, um die passende Rechnungsnummer zu finden. Womöglich steckt man dabei grade im Home-Office und hat dadurch zusätzlich eingeschränkten Zugriff auf Kundendaten. Alles ist in einer Software gebündelt und Fehlerquellen wie doppelte oder ausgelassene Rechnungsnummern werden eliminiert.

Ein weiterer großer Vorteil von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer ist der Abgleich mit Ihren Kontoauszügen. Sie müssen beim Einsatz von Software nicht mehr Rechnungen manuell mit Kontoauszügen abgleichen und somit verifizieren, dass die Kunden auch gezahlt haben. Viele Anbieter bieten diese Funktion automatisch mit an. Über eine Schnittstelle zu Ihrer Bank findet ein Abgleich mit Ihrem Rechnungsausgang statt. Wenn eine Überweisung zu einer Rechnung passt, wird der offene Betrag auf Null gesetzt.
Wird eine Rechnung mal nicht gezahlt, kann das vor allem für Kleinunternehmer sehr mühselig werden. Welche Mahnstufe hat der Kunde nun gleich? Habe ich schon gemahnt oder nur erinnert? Auch das nimmt Ihnen ein modernen Rechnungsprogramm ab, indem es automatisiert Mahnungen verschickt, wenn der Abgleich mit dem Kontoauszug bis zum Stichtag nicht erfolgt ist.

Auch das Versenden von Rechnungen per Mail muss mit einer Software nicht mehr händisch geschehen, sondern kann durch die Software erledigt werden. Gute Anbieter stellen durch Top Mailserver sicher, dass die Mails auch ankommen und nicht im Spam Filter des Kunden landen. Zum Thema Spam Filter finden Sie mehr in unserer Rubrik E-Mail Betreuung.

Vorteile

Welche Vorteile haben Rechnungsprogramme für Ihre Buchhaltung

Zeitersparnis

Kein lästiges Suchen nach Informationen an verschiedenen Orte, Rechnungen schreiben innerhalb weniger Minuten

Konformität

Die Hersteller der Software kümmern sich um eine goBD konforme Speicherung Ihrer Kundendaten

Automatisierung

Abgleich der Zahlungseingänge mit Ihrem Konto, Mahnwesen, Wiederkehrende Verträge, Lastschriften – Das alles können moderne Rechnungsprogramme automatisiert darstellen

Die richtige Wahl

Worauf sollten sie bei der Wahl der Rechnungssoftware für Kleinunternehmer achten?

Anwendungsbeispiele:

Freiberufler

Für Freiberufler könnte eine schnelle Abrechnung von geleisteten Stunden und die Abrechnung von Wiederkehrenden Verträgen ein Thema sein

Handwerker

Schnelles erstellen von Angeboten und eine Zeiterfassung vor Ort sollte gegeben sein, ebenso wie ein automatisiertes Mahnwesen um Handwerkern eine Erleichterung zu verschaffen

Wichtig ist, dass die Software Ihren Anforderungen entspricht und für Sie einfach zu handeln ist, damit sie eine Arbeitserleichterung mit sich bringt. Ein guter Support kommt damit einher.

Nicht alle Lösungen in diesem Test bieten beispielsweise einen automatischen Abgleich mit Ihren Kontoauszügen an. Wenn Sie nur eine Rechnung pro Jahr schreiben, ist dieser Abgleich aber auch nicht von Nöten. Wenn Sie Wiederkehrende Leistungen per Lastschrift einziehen möchten, sollten diese beiden Funktionen ebenfalls an Bord sein. Auch Ihr Steuerberater wird Ihnen nützliche Informationen zu der passenden Software geben können. Viele Anbieter bieten eine Schnittstelle zu Steuerberatern, bzw. zu Datev an, was die Übertragung der Monatsabschlüsse vereinfacht.

Die richtige Wahl

Überblick über die besten Anbieter