Outlook E-Mails archivieren

So sichern Sie Ihre Daten und schaffen Speicherplatz

Mit Outlook E-Mails zu archivieren klingt simpel. Doch einfach nur „alte Elemente“ aus den aktiven Posteingang in einen externen Archivordner zu verschieben, ist bei der großen Menge an täglich eingehenden E-Mails nicht ratsam. Denn spätestens dann, wenn Sie im Archiv nach einer bestimmten E-Mail suchen, finden Sie sie garantiert nicht wieder und verschwenden auch noch kostbare (Arbeits-)zeit. Doch was können Sie tun, damit Sie schnell Zugriff auf wichtige E-Mails haben?

Die beiden entscheidenen Schritte, um relevante E-Mails schnell wiederzufinden sind zum einen für ein aufgeräumtes Postfach zu sorgen und zum anderen eine sinnvolle Ordnerstruktur zu schaffen. Folgende Bearbeitungsschritte helfen Ihnen dabei:

Outlook E-Mails archivieren – Postfach aufräumen

Überlegen Sie sich zuerst, was für eine Art von E-Mail in Ihrem Postfach eingegangen ist.

1. Wenn Sie eine E-Mail vorfinden, die Sie als „irrelevant“ einstufen, dann sollten Sie diese E-Mail immer sofort nach Erhalt löschen.

2. Ist die E-Mail nicht für Sie bestimmt, bzw. muss Sie von einem Kollegen bearbeitet werden, dann sollten Sie sie umgehend weiterleiten.

3. Handelt es sich um eine E-Mail, die abgelegt werden muss, sollte sie ins Archiv überführt werden.

4. Wenn Sie die E-Mail sofort bearbeiten können, dann sollten Sie das auch so schnell wie möglich tun.

5. Für alle übrigen E-Mails sollten Sie genau festlegen, wann Sie sie bearbeiten möchten und dafür am besten einen Zeitpunkt in Ihrem Kalender festlegen.

Outlook E-Mails archivieren – gute Ablagestruktur schaffen

Als nächsten wichtigen Schritt, sollten Sie sich eine gute Ablagestruktur im Outlook-Archiv schaffen. Hierfür legen Sie sich eigene Ordner an, in die die entsprechenden E-Mails einsortiert werden sollen.

Nutzen Sie hierfür am besten das 7-Ordner-System. Das bedeutet, dass jeder Hauptordner maximal 7 Unterverzeichnisse und jedes dieser Unterverzeichnisse wiederum maximal 7 Unterordner hat.

Nachdem Sie Ihre Ordnerstruktur im Archiv eingerichtet haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Archivierung von E-Mails in Outlook zur Verfügung. Zum einen die Autoarchivierung und zum anderen die manuelle Archivierung.

Outlook E-Mails archivieren – die automatische Archivierung

Die Autoarchivierung ist eine praktische Sache, denn alle alten Elemente werden von Outlook regelmäßig in eine PST-Archivdatei (.pst) verschoben. Wie oft, wohin (Speicherort > z.B. Cloud oder Festplatte etc.) und ab welchem Alter Outlookdateien archiviert werden sollen, können Sie selbst festlegen.

Um die Autoaktivierung einzurichten gehen Sie folgendermaßen vor:

Nachdem Sie Outlook geöffnet haben klicken Sie links oben auf „Datei“. Im Anschluss wählen Sie im blau hinterlegten Menü „Optionen“. Danach klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster „Outlook-Optionen“ auf „Erweitert“ und finden dort „Einstellungen für AutoArchivierung“.
Nachdem Sie ein Häkchen in die Box „AutoArchivierung“ gesetzt haben, können Sie noch den zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Archivierungszeiträumen und ab wann alte Elemente archiviert werden sollen festlegen.

Alle anderen aktivierten Häkchen sollten Sie nicht deaktivieren.
Zur Aktivierung der AutoArchivierung müssen Sie den Vorgang noch mit OK bestätigen.

Outlook E-Mails archivieren – die manuelle Archivierung

Die manuelle Archivierung von E-Mails ist ideal, wenn Sie selbst entscheiden möchten, wann eine Archivierung für welchen Ordner erfolgen soll.

Hierfür gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf „Datei“ > „Informationen“ > „Tools“ > „Alte Elemente bereinigen“.
Danach können Sie bestimmen welche Ordner Sie archivieren wollen. Hierfür wählen Sie einzelne Ordner aus, oder setzen ein Häkchen bei „Alle Ordner gemäß Ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren.“ Sofern Sie Elemente haben, bei denen keine AutoArchivierung festgelegt ist, wählen Sie für diese einen eigenen Ablageort, ansonsten schlägt Outlook den Ablageort „Eigene Dateien“ vor.

Genau wie bei der AutoArchivierung können Sie auch hier festlegen, welche(r) Ordner ab wann archiviert und in welche Archivdatei einsortiert werden soll.

Zum Schluss bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Outlook E-Mails archivieren – Was ist noch wichtig?

Wie kann ich archivierte E-Mails öffnen?

Um bereits archivierte E-Mails zu öffnen, klicken Sie auf „Datei“ > „Öffnen und Exportieren“ > „Outlook-Datei öffnen“. Im Anschluss wählen Sie die von Ihnen gewünschte PST-Datei aus.

Wenn Sie einen eigenen Ordner angelegt haben (also nicht einen von Outlook vorgegebenen Ordner), dann müssen Sie Outlook zunächst zu diesem navigieren.

Was mache ich, wenn E-Mails nicht archiviert werden?

Unter Umständen kann es passieren, dass einzelne E-Mails nicht archiviert werden, obwohl sie den Archivierungszeitpunkt erreicht haben. Das tritt z.B. dann auf, wenn eine E-Mail in einen anderen Ordner verschoben, oder aufgrund einer Sicherung wiederhergestellt wurde.
In diesem Fall können Sie entweder die betreffende E-Mail händisch ins Archiv verschieben, oder Sie warten so lange ab, bis diese E-Mail das entsprechende Alter erreicht hat.

Wie gehe ich vor, wenn E-Mails nicht archiviert werden sollen oder länger im Postfach verbleiben sollen?

Wenn Sie E-Mails länger im Postfach aufbewahren oder einzelne Ordner nicht archivieren möchten, dann öffnen Sie hierfür Ihr Postfach, klicken den entsprechenden Ordner mit der rechten Maustaste aus (z.B. gesendete Elemente). Dann öffnet sich ein neuer Reiter in dem Sie den Befehl „Eigenschaften“ anwählen können. In einem weiteren Dialogfenster können Sie dann unter „AutoArchivierung“ unter anderem „Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“.

Outlook E-Mails archivieren – Fazit

Mit einem aufgeräumten und sauberen Outlook Profil entlasten Sie nicht nur Ihren Computer, sondern erleichtern Ihren Arbeitsalltag. Für Fragen rund um das Thema „Outlook E-Mails archivieren“ sprechen Sie uns gern an. Unser Team von Datadiorama hilft Ihnen gern weiter.

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