E-Mail-Archivierung

In der heutigen digitalen Welt ist die E-Mail-Kommunikation unverzichtbar geworden. Unternehmen nutzen E-Mails für den Austausch mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Pro Tag werden weltweit Milliarden von E-Mails versendet und empfangen. Unternehmen haben dabei eine sogenannte Archivierungspflicht. Sie müssen E-Mails ordnungsgemäß unter Beachtung bestimmter Aufbewahrungsfristen archivieren.

Was ist E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung ist die langfristige, revisionssichere und verlustfreie Ablage von E-Mails. Dabei werden E-Mails aus dem aktiven Postfach in ein Archivsystem verschoben, wo sie manipulationssicher und immer abrufbereit aufbewahrt werden können. Moderne E-Mail-Archivierungslösungen bieten dabei weit mehr als die reine Ablage. Sie ermöglichen eine effiziente Suche und Wiederherstellung von E-Mails, die Verwaltung von Zugriffsrechten und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Bei der E-Mail Archivierung steht nicht nur die rechtssichere Aufbewahrung im Fokus, sondern auch die möglichst effiziente Suche nach alten Mails.

Warum ist E-Mail-Archivierung wichtig?

Die E-Mail-Archivierung ist aus mehreren Gründen wichtig:

Rechtliche Vorgaben: Unternehmen sind in Deutschland und vielen anderen Ländern gesetzlich verpflichtet, ihre E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und das HGB (Handelsgesetzbuch) schreiben die revisionssichere Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails vor.

Revisionssicherheit: E-Mails sind wichtige Beweismittel im Falle von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Prüfungen. Durch die revisionssichere Archivierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Mails unverändert und manipulationssicher aufbewahrt werden.

Effizienzsteigerung: Durch die Archivierung von E-Mails wird das aktive Postfach entlastet und die Performance des E-Mail-Servers verbessert. Außerdem können archivierte E-Mails einfach und schnell durchsucht werden, so dass wichtige Informationen schnell wiedergefunden werden können.

Verlustschutz: E-Mails können versehentlich gelöscht werden oder durch einen Systemfehler verloren gehen. Durch die Archivierung sind E-Mails vor Verlust geschützt.

Weitere Vorteile:

• Verbesserte Zusammenarbeit: Durch die Archivierung von E-Mails können Mitarbeiter schnell und einfach auf Informationen aus früheren Projekten und Gesprächen zugreifen. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität steigern.
• Geringere Speicherkosten: Moderne E-Mail-Archivierungslösungen komprimieren E-Mails, bevor sie sie archivieren. Dies kann den Speicherbedarf erheblich reduzieren und die Speicherkosten senken.
• Erhöhte Datensicherheit: E-Mail-Archivierungslösungen bieten zusätzliche Sicherheitsfunktionen, z. B. Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, die dazu beitragen, E-Mails vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails in elektronischer Form zu archivieren. Die gängigste Methode ist die Verwendung einer dedizierten E-Mail-Archivierungslösung. Diese Lösungen bieten Funktionen wie die automatische Archivierung von E-Mails, die revisionssichere Aufbewahrung und die einfache Suche nach archivierten E-Mails.

Moderne E-Mail-Archivierungslösungen können in die vorhandene IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden. Sie arbeiten mit gängigen E-Mail-Servern und bieten Schnittstellen zu anderen Geschäftssystemen, z. B. CRM- und ERP-Systemen.

Welche E-Mail Archivierungslösungen gibt es?

Es gibt mehrere E-Mail Archivierungslösungen auf dem Markt, von einfachen Cloud-basierten Diensten bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen. Eine der beliebtesten Lösungen ist die von Microsoft Exchange, welche die Umfangreichen E-Mail Funktionen von MS um eine E-mail Archivierung erweitert. Google bietet mit Google Workspace ebenfalls eine effiziente Methode für die automatische Archivierung von E-Mails, die Möglichkeit zur Suche und Wiederherstellung von archivierten Nachrichten sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften im Hinblick auf die Datenaufbewahrung.

Vorteile von MS Exchange in der E-Mail Archivierung

1. Integrierte Archivierungsfunktion: Exchange bietet eine integrierte Archivierungsfunktion, die es Benutzern ermöglicht, ihre E-Mails automatisch in Archiven zu speichern, um Platz auf dem Server zu sparen und die Leistung zu verbessern
2. Leicht zu durchsuchen: dank der leistungsstarken Suchfunktionen, die es Benutzern ermöglichen, schnell und einfach nach bestimmten E-Mails in ihren Archiven zu suchen ist MS Exchange gern genutzt bei allen Microsoft nutzern. Es lassen sich Exchange-Postfächer, öffentliche Ordner, Teams-Nachrichten, und OneDrive for Business archivieren.
3. Sicherheit: Die Microsoft Exchange E-Mail Archivierung bietet eine Reihe von Sicherheitsfeatures, die es Benutzern ermöglichen, ihre archivierten E-Mails vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Die E-Mails werden DSGVO konform an einem deutschen Serverstandort gehostet.
4. Compliance: Mit Exchange ist es möglich, die Vorschriften der Aufbewahrungsfristen einzuhalten um sicherzustellen, dass archivierte E-Mails den gesetzlichen Anforderungen entsprechen
5. Skalierbarkeit: Exchange ist sehr gut skalierbar und kann problemlos an die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe angepasst werden, um eine effiziente E-Mail-Archivierung zu gewährleisten

Vorteile von Google Workspace in der E-Mail Archivierung

1. Einfache Verwaltung und Durchsuchbarkeit von Gmail, Google Drive und Kalender: Google Workspace ermöglicht eine Archivierung von vielen Diensten, welche in Workspace integriert sind.
2. Kontrolle über E-Mail-Daten: Mit Google Workspace können Unternehmen Kontrolle über ihre E-Mail-Daten behalten und sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen
3. Compliance und gesetzliche Anforderungen: Google Workspace ermöglicht die Einhaltung zahlreicher Compliance-Standards, einschließlich HIPAA, HITECH, Sarbanes-Oxley und GDPR
4. Schutz vor Datenverlust: Google Workspace schützt vor Datenverlust durch Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und Überwachungsprotokolle der archivierten Daten

Google Workspace ist in die bekannte Google Oberfläche integriert, während Microsoft Exchange Online Archiving eine separate Add-On-Lösung ist.

Google Workspace bietet einige erweiterte Funktionen, wie z. B. die Möglichkeit, Daten aus sozialen Medien zu archivieren, und die Integration mit anderen Google-Diensten.

Die Microsoft Exchange Online Archivierung ist eng wiederum sehr mit Microsoft 365 integriert und bietet somit nutzern von MS Exchange eine native Erfahrung, die sie ebenfalls aus der Oberfläche kennen.

Welche Vorteile bietet eine E-Mail-Archivierungslösung?

Eine E-Mail-Archivierungslösung bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Rechtssicherheit: Die Lösung stellt sicher, dass alle E-Mails revisionssicher und konform mit den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.
• Effizienzsteigerung: Die Lösung entlastet das aktive Postfach und verbessert die Performance des E-Mail-Servers.
• Verlustschutz: Die Lösung schützt E-Mails vor Verlust.
• Komfort: Die Lösung bietet eine komfortable und intuitive Oberfläche für die Suche nach archivierten E-Mails.
• Skalierbarkeit: Die Lösung kann an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
• Sicherheit: Die Lösung bietet zusätzliche Sicherheitsfunktionen, z. B. Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, die dazu beitragen, E-Mails vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Compliance: Die Lösung unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Compliance-Vorschriften, z. B. DSGVO und PCI DSS.

Fazit

Die E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen unverzichtbar, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, Datenverluste zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Durch die Archivierung können E-Mails effizient gespeichert, gesichert und wiederhergestellt werden. Dies trägt dazu bei, den Überblick über die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu behalten und die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Darüber hinaus ermöglicht die E-Mail-Archivierung eine verbesserte Suche und Analyse von Informationen, was wiederum die Entscheidungsfindung und die Zusammenarbeit im Unternehmen erleichtert. Insgesamt ist die E-Mail-Archivierung daher ein wichtiger Bestandteil der IT-Strategie eines jeden Unternehmens.

Wir sind ihre Experten für die E-Mail Archivierung und freuen uns, Sie bei der Auwahl des passenden Systems zu unterstützen. Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!