Dokumentenmanagement

In der heutigen digitalen Welt generieren und verwalten Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten. Verträge, Rechnungen, Kundenakten, Marketingmaterialien – die Liste ist lang. Doch wie können Unternehmen diese Flut an Dokumenten effizient verwalten und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleisten? Die Antwort liegt im Dokumentenmanagement.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement, oder kurz DMS ist der systematische Prozess der Erstellung, Ablage, Speicherung, Suche und Nutzung von Dokumenten.

Ziel des Dokumentenmanagements ist es, die Effizienz und Transparenz bei der Bearbeitung von Dokumenten zu verbessern und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Daten zu gewährleisten.

Warum ist Dokumentenmanagement wichtig?

Dokumentenmanagement ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Effizienzsteigerung: Durch die digitale Verwaltung von Dokumenten können Unternehmen Zeit und Geld sparen. Dokumente können schneller gefunden, bearbeitet und archiviert werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Dokumentenmanagement ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zu nutzen. Dies kann die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität steigern.
• Risikominderung: Durch die sichere und revisionssichere Speicherung von Dokumenten können Unternehmen das Risiko von Datenverlust und -diebstahl verringern.
• Compliance: Dokumentenmanagement kann Unternehmen dabei helfen, Compliance-Vorschriften einzuhalten, z. B. DSGVO und Sarbanes-Oxley.

Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) unterstützen Unternehmen bei der digitalen Verwaltung ihrer Dokumente. DMS bieten Funktionen wie:

• Dokumentenerfassung: Dokumente können digitalisiert und in das DMS eingescannt oder importiert werden.
• Dokumentenarchivierung: Dokumente werden sicher und revisionssicher im DMS abgelegt.
• Dokumentenverwaltung: Dokumente können im DMS bearbeitet, versioniert und freigegeben werden.
• Dokumentensuche: Dokumente können anhand von Metadaten schnell und einfach gefunden werden.
• Workflow-Automatisierung: Dokumentenprozesse können automatisiert werden, z. B. die Genehmigung von Rechnungen oder die Freigabe von Marketingmaterialien.

Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Effizienzsteigerung: DMS kann die Bearbeitung von Dokumenten um bis zu 80 % beschleunigen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: DMS ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und verbessert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern.
• Risikominderung: DMS kann das Risiko von Datenverlust und -diebstahl verringern.
• Compliance: DMS kann Unternehmen dabei helfen, Compliance-Vorschriften einzuhalten.
• Kostensenkung: DMS kann Unternehmen durch die Reduzierung von Papierverbrauch und Druckkosten Geld sparen.

Welche Dokumentenmanagemente-System gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen auf dem Markt, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Dokumente effizient zu organisieren, zu verwalten und auf diese zuzugreifen. Zu den bekanntesten Systemen gehören beispielsweise Microsoft SharePoint, Docuware, M-Files, Alfresco und OpenKM. Diese Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen wie Versionierung, Workflow-Management, Suche und Archivierung, um den Umgang mit Dokumenten zu erleichtern und die Produktivität zu steigern. Unternehmen sollten bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems ihre individuellen Anforderungen und Budget berücksichtigen, um das passende System für ihre Bedürfnisse zu finden.

Unsere favorisierte Lösung ist das System von Microsoft, genannt SharePoint.

SharePoint ist eine umfassende Plattform von Microsoft, die Unternehmen dabei unterstützt, effizient zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen. Die verschiedenen Funktionen umfassen die Dokumentenverwaltung, Teamwebsites, Zusammenarbeitstools, Workflow-Automatisierung und Content-Management.

Durch SharePoint können Nutzer nahtlos Inhalte erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten, sodass die Produktivität und Effizienz im Unternehmen gesteigert werden. Die Plattform ermöglicht auch die Einrichtung von Teamwebsites, auf denen Teammitglieder Informationen teilen und effektiv zusammenarbeiten können. Mit den Collaboration-Tools können Nutzer gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Diskussionen führen, Aufgaben verwalten und Kalender synchronisieren. Darüber hinaus bietet SharePoint Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, wie Genehmigungsprozesse, um repetitive Aufgaben zu vereinfachen und den Arbeitsalltag zu optimieren.

Die Content-Management-Funktion unterstützt die Erstellung und Verwaltung von Inhalten, einschließlich Webseiten, Blogs und Wikis, um eine strukturierte und effektive Informationsverwaltung zu gewährleisten. Insgesamt ist SharePoint eine vielseitige Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu verbessern.

Kurz zusammengefasst bietet das Dokumentmanagement System von Microsoft folgende Vorteile:

• Dokumentenverwaltung: Benutzer können Dokumente speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten
• Teamwebsites: SharePoint ermöglicht die Einrichtung von Teamwebsites, auf denen Teammitglieder Informationen und Ressourcen teilen können
• Zusammenarbeitstools: Nutzer können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Diskussionen führen, Aufgaben verwalten und Kalender synchronisieren
• Workflow-Automatisierung: SharePoint bietet Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, wie etwa Genehmigungsprozesse
• Content-Management: Die Plattform unterstützt die Erstellung und Verwaltung von Inhalten, einschließlich Webseiten, Blogs und Wikis
• Business-Intelligence: SharePoint bietet Funktionen zur Beschaffung, Analyse und Visualisierung von Unternehmensdaten

Insgesamt bietet SharePoint eine umfassende Plattform für die Zusammenarbeit und Organisation von Informationen in Unternehmen.

Fazit

Dokumentenmanagement ist für Unternehmen jeder Größe wichtig. Durch die digitale Verwaltung von Dokumenten können Unternehmen die Effizienz und Transparenz bei der Bearbeitung von Dokumenten verbessern, die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleisten und Compliance-Vorschriften einhalten.