Mit Outlook E-Mails zu archivieren klingt simpel. Doch einfach nur „alte Elemente“ aus dem aktiven Posteingang in einen externen Archivordner zu verschieben, ist bei der großen Menge an täglich eingehenden E-Mails nicht ratsam – spätestens bei der Suche nach einer bestimmten E-Mail verschwenden Sie kostbare Arbeitszeit. Die beiden entscheidenden Schritte, um relevante E-Mails schnell wiederzufinden, sind ein aufgeräumtes Postfach und eine sinnvolle Ordnerstruktur.
Das Wichtigste in Kürze
- Vor der Archivierung steht das Aufräumen: Jede eingehende E-Mail sofort löschen, weiterleiten, ablegen, bearbeiten oder terminieren.
- Das 7-Ordner-System sorgt für eine übersichtliche Ablagestruktur: maximal 7 Unterverzeichnisse pro Hauptordner.
- Die AutoArchivierung verschiebt alte Elemente regelmäßig in eine PST-Archivdatei – Intervall, Speicherort und Alter sind frei wählbar.
- Alternativ lassen sich Ordner über „Alte Elemente bereinigen“ manuell archivieren.
- Einzelne Ordner können über die Ordner-Eigenschaften von der Archivierung ausgenommen werden.
Postfach aufräumen: Welche Art von E-Mail liegt vor?
Überlegen Sie sich zuerst, was für eine Art von E-Mail in Ihrem Postfach eingegangen ist, und gehen Sie dann nach diesen fünf Regeln vor:
- Eine E-Mail, die Sie als irrelevant einstufen, sollten Sie immer sofort nach Erhalt löschen.
- Ist die E-Mail nicht für Sie bestimmt bzw. muss sie von einem Kollegen bearbeitet werden, sollten Sie sie umgehend weiterleiten.
- Handelt es sich um eine E-Mail, die abgelegt werden muss, sollte sie ins Archiv überführt werden.
- Wenn Sie die E-Mail sofort bearbeiten können, dann tun Sie das so schnell wie möglich.
- Für alle übrigen E-Mails legen Sie genau fest, wann Sie sie bearbeiten möchten – am besten mit einem Termin in Ihrem Kalender.
Eine gute Ablagestruktur schaffen
Als nächsten wichtigen Schritt sollten Sie sich eine gute Ablagestruktur im Outlook-Archiv schaffen. Hierfür legen Sie eigene Ordner an, in die die entsprechenden E-Mails einsortiert werden.
Nutzen Sie hierfür am besten das 7-Ordner-System. Das bedeutet, dass jeder Hauptordner maximal 7 Unterverzeichnisse und jedes dieser Unterverzeichnisse wiederum maximal 7 Unterordner hat.
Nachdem Sie Ihre Ordnerstruktur im Archiv eingerichtet haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Archivierung von E-Mails in Outlook zur Verfügung: die Autoarchivierung und die manuelle Archivierung.
Die automatische Archivierung
Die Autoarchivierung ist eine praktische Sache, denn alle alten Elemente werden von Outlook regelmäßig in eine PST-Archivdatei (.pst) verschoben. Wie oft, wohin (Speicherort, z. B. Cloud oder Festplatte) und ab welchem Alter Outlook-Dateien archiviert werden sollen, können Sie selbst festlegen.
Um die Autoarchivierung einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor: Nachdem Sie Outlook geöffnet haben, klicken Sie links oben auf „Datei“. Im Anschluss wählen Sie im blau hinterlegten Menü „Optionen“. Danach klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster „Outlook-Optionen“ auf „Erweitert“ und finden dort die „Einstellungen für AutoArchivierung“.
Nachdem Sie ein Häkchen in die Box „AutoArchivierung“ gesetzt haben, können Sie noch den zeitlichen Abstand zwischen den einzelnen Archivierungszeiträumen festlegen sowie das Alter, ab dem alte Elemente archiviert werden sollen. Alle anderen aktivierten Häkchen sollten Sie nicht deaktivieren. Zur Aktivierung der AutoArchivierung bestätigen Sie den Vorgang mit OK.
Die manuelle Archivierung
Die manuelle Archivierung von E-Mails ist ideal, wenn Sie selbst entscheiden möchten, wann eine Archivierung für welchen Ordner erfolgen soll.
Hierfür klicken Sie auf „Datei“ > „Informationen“ > „Tools“ > „Alte Elemente bereinigen“. Danach können Sie bestimmen, welche Ordner Sie archivieren wollen. Hierfür wählen Sie einzelne Ordner aus oder setzen ein Häkchen bei „Alle Ordner gemäß Ihrer AutoArchivierungseinstellung archivieren“. Sofern Sie Elemente haben, bei denen keine AutoArchivierung festgelegt ist, wählen Sie für diese einen eigenen Ablageort – ansonsten schlägt Outlook den Ablageort „Eigene Dateien“ vor.
Genau wie bei der AutoArchivierung können Sie auch hier festlegen, welche Ordner ab wann archiviert und in welche Archivdatei einsortiert werden sollen. Zum Schluss bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
Was ist noch wichtig?
Archivierte E-Mails öffnen: Klicken Sie auf „Datei“ > „Öffnen und Exportieren“ > „Outlook-Datei öffnen“ und wählen Sie die gewünschte PST-Datei aus. Wenn Sie einen eigenen Ordner angelegt haben (also nicht einen von Outlook vorgegebenen), müssen Sie Outlook zunächst zu diesem navigieren.
E-Mails werden nicht archiviert: Unter Umständen kann es passieren, dass einzelne E-Mails nicht archiviert werden, obwohl sie den Archivierungszeitpunkt erreicht haben – z. B. wenn eine E-Mail in einen anderen Ordner verschoben oder aufgrund einer Sicherung wiederhergestellt wurde. In diesem Fall können Sie die betreffende E-Mail entweder händisch ins Archiv verschieben oder abwarten, bis sie das entsprechende Alter erreicht hat.
E-Mails von der Archivierung ausnehmen: Wenn Sie E-Mails länger im Postfach aufbewahren oder einzelne Ordner nicht archivieren möchten, öffnen Sie Ihr Postfach und klicken den entsprechenden Ordner mit der rechten Maustaste an (z. B. „Gesendete Elemente“). Im sich öffnenden Menü wählen Sie „Eigenschaften“ und können dann im Dialogfenster unter „AutoArchivierung“ unter anderem „Elemente in diesem Ordner nicht archivieren“ auswählen.
Fazit
Mit einem aufgeräumten und sauberen Outlook-Profil entlasten Sie nicht nur Ihren Computer, sondern erleichtern auch Ihren Arbeitsalltag. Bei Fragen rund um das Thema E-Mail-Archivierung beraten wir Sie gern unverbindlich.
Häufige Fragen
Wie richte ich die AutoArchivierung in Outlook ein?
Wie öffne ich bereits archivierte E-Mails?
Warum werden manche E-Mails nicht archiviert?
Kann ich einzelne Ordner von der Archivierung ausnehmen?
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Verfasst von
Maximilian DalichowIT-Projektleitung