Im Zuge der Digitalisierung werden Cloud-Services immer wichtiger. Viele Unternehmen profitieren bereits von den Vorteilen moderner Cloud-Umgebungen, etwa einer kostengünstigen, schnellen und wartungsfreien IT-Infrastruktur und der Möglichkeit, digitale Services leicht zu skalieren. In unserem Fallbeispiel lesen Sie, wie unsere Experten von Datadiorama ein KMU dabei unterstützt haben, auf Microsoft 365 umzustellen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ausgangslage: eine Kinder- und Jugendhilfe-Einrichtung mit 40 Mitarbeitern an verteilten Standorten, Problemen beim VPN-Datenzugriff und Versionschaos bei Dokumenten – bei besonders sensiblen, gesetzlich zu schützenden Daten.
- Empfohlene Lösung: Microsoft 365 mit Serverstandort Deutschland, nach Vorstellung mehrerer Alternativvarianten mit Kosten und Prozessen.
- Umsetzung: Dokumentenmigration, Bereinigung von Doppelstrukturen, Userkonten und Zugriffsrechte auf Basis eines gemeinsamen Datenschutzkonzepts, Schulung von Multiplikatoren vor Ort.
- Ergebnis: besser vernetzte Standorte, einfachere zentrale Verwaltung, leichtere Zusammenarbeit – und der Wegfall der fehleranfälligen VPN-Zugriffe.
Das Problem
Für eine Kinder- und Jugendhilfe-Einrichtung mit 40 Mitarbeitern an verteilten Standorten im In- und Ausland haben wir auf Microsoft 365 umgestellt, weil das Unternehmen große Probleme mit der Regelung des Datenzugriffs über VPN und mit dem Versenden verschiedener Versionen derselben Dokumente hatte. Darüber hinaus ergeben sich aus der Arbeit mit gefährdeten Jugendlichen besonders sensible und gesetzlich zu schützende Daten. Hier bestand also dringend Handlungsbedarf.
Die Umsetzung
Die Ausgangslage war, dass es im Betrieb sowohl lokale Rechner mit verschiedenen Versionen von Windows und Office als auch mehrere Betriebssystem-Umgebungen gab. Nachdem verschiedene Alternativvarianten mit den dazugehörigen Kosten und Prozessen vorgestellt wurden, haben wir dem Unternehmen als beste Lösung Microsoft 365 mit Serverstandort Deutschland empfohlen.
In der Umsetzung wurden zunächst die Dokumente von den verschiedenen lokalen Datenträgern und Servern migriert. Dabei identifizierten und beseitigten unsere Experten unnütze Doppelstrukturen, legten die Userkonten für das gesamte Team an und verteilten die Zugriffsrechte auf Basis eines gemeinsam erstellten Datenschutzkonzeptes.
Die Umstellung war für die meisten Mitarbeiter einfach, denn die neuen Anwendungen waren mit den gewohnten weitgehend deckungsgleich und leicht zu bedienen. Für den Umgang mit Microsoft Teams und die Nutzung gemeinsamer Kalender schulten unsere Spezialisten Multiplikatoren innerhalb des Teams direkt vor Ort.
Die Notwendigkeit, sich per VPN in die Unternehmenszentrale zu verbinden, um auf gemeinsame Daten zuzugreifen, entfiel – und damit auch eine häufige Quelle von Fehlern und eine Gefährdung der Daten durch schlecht gesicherte Heim-Netzwerke bei den Mitarbeitern.
Das Ergebnis
Die Umstellung war ein Erfolg auf ganzer Linie. Nicht nur die einzelnen Standorte sind jetzt besser verzahnt und vernetzt als zuvor, auch die zentrale Verwaltung ist viel einfacher geworden. Außerdem erleichtern die Cloud-Anwendungen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter – ein Aspekt, der vor allem in der Corona-Pandemie wichtig war.
Ihr Partner für die Cloud-Umstellung
Mit folgenden Leistungen unterstützen wir Sie bei der Migration in die Cloud:
- Beratung bei der Auswahl der optimalen Lösung und der Planung des Weges dahin
- Schulung der Angestellten zur optimalen Nutzung der Vorteile
- Praktische Umsetzung der Migration in die Cloud
- Dauerhafte Betreuung der Unternehmens-IT und optimale Sicherung von Cloud-Daten
- Gestaltung der Prozesse zur Nutzung der Cloud-Vorteile und Verbesserung der Unternehmenssicherheit
Häufige Fragen
Warum hat sich die Einrichtung für Microsoft 365 entschieden?
Wie aufwendig war die Umstellung für die Mitarbeiter?
Welche Verbesserungen brachte die Migration?
Passende Leistungen
Verfasst von
Maximilian DalichowIT-Projektleitung