Es passiert jeden Tag: Dokumente werden in unterschiedlichen Dateiformaten geliefert und sollen in ein System eingepflegt oder für einen Bericht zusammengefügt werden. Schnell kommt es dabei zu Übertragungs-, Abschreib- oder Kopierfehlern. Doch das muss nicht sein, denn diese Aufgaben lassen sich automatisieren und standardisieren. Dadurch steigt nicht nur die betriebliche Effizienz – es bleibt auch mehr Zeit für strategische Entscheidungen, und Sie können mit konkurrierenden Unternehmen mithalten.
Das Wichtigste in Kürze
- Wiederkehrende Übertragungsaufgaben lassen sich automatisieren – das spart Zeit und Arbeitskosten und verhindert Abschreib- und Kopierfehler.
- Software arbeitet exakter und konsistenter als manuelle Bearbeitung und liefert immer dasselbe Ergebnis.
- Das größte Potenzial haben mittelständische Unternehmen, weil dort viele Prozesse aus Kostengründen noch manuell ablaufen.
- Typische Anwendungsfälle sind Datentransfers zwischen Portalen, PDF, Excel und Datev sowie die automatische Erstellung von Dokumenten und Reports.
- Am Anfang steht die Analyse der Anforderungen und Daten – Automatiken laufen dann nach Zeitplan oder werden durch neue Dateien ausgelöst.
Welche Vorteile bringt die Automatisierung von Geschäftsprozessen?
Zeit und Kosten sparen: Durch den Einsatz von Software können tausende Daten pro Sekunde gefiltert, analysiert und Metriken berechnet werden – viel schneller und präziser als bei manueller Bearbeitung. Außerdem spart die Automatisierung viel Zeit und Arbeitskosten, insbesondere dann, wenn mehrere Operationen gleichzeitig durchgeführt werden müssen.
Fehler verhindern und Genauigkeit erhöhen: Schon eine einzige Fehlberechnung kann für ein Unternehmen in finanzieller Hinsicht fatale Folgen haben. Der menschliche Faktor birgt zudem das Risiko, dass trotz exakter Vorgaben und Arbeitsschritte oft unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden – Mitarbeitende sind schließlich keine Roboter mit konstant gleichem Leistungsniveau. Software hingegen kann nicht nur mehrere Aufgaben gleichzeitig, sondern auch viel exakter und immer mit demselben Ergebnis ausführen. Außerdem lassen sich automatisierte Prozesse effizienter delegieren und besser skalieren.
Zufriedene Mitarbeitende: In vielen Bereichen wiederholen sich Abläufe immer und immer wieder. Das führt schnell zu Langeweile oder Frustration. Übernimmt eine Software diese wiederkehrenden Aufgaben, sind Mitarbeitende nicht nur zufriedener, sondern können die gewonnene Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten nutzen.
Wer profitiert am meisten von der Automatisierung?
Auch wenn letztlich jedes Unternehmen von einer Automatisierung von Geschäftsprozessen profitiert – das größte Potenzial haben mittelständische Unternehmen. Denn gerade hier laufen viele Prozesse meist aus Kostengründen noch manuell ab.
In diesen Bereichen können wir Sie bei einer Automatisierung unterstützen, um Ihren Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern:
- Datentransfer von Internetportalen in Excel oder umgekehrt
- Datentransfer von PDF in Excel oder Excel zu PDF
- Datentransfer aus beliebigen Quellen zu Excel oder Datev
- Datentransfer von Excel zu Excel oder Datev
- Automatische Erstellung von PDF-Dokumenten aus Excel-Tabellen
- Automatische Übertragung von Dokumentenstapeln (PDF oder Word) in Excel-Tabellen
Beispiele aus der Praxis
Für die Umsetzung entwickeln wir eine Software, die genau auf Ihre Anwendungsfälle zugeschnitten ist, oder beraten Sie bei Auswahl und Implementierung der am Markt vorhandenen Lösungen.
Für ein großes Ingenieur-Unternehmen im Energiebereich haben wir eine Konvertierung von Messdaten aus hunderten unterschiedlicher Datenquellen sowie eine Zusammenfassung der Daten und Ausgabe in automatischen Reports und Abrechnungen (PDF, Excel) umgesetzt.
Eine Druckerei profitiert jetzt vom automatischen Auslesen von PDF-Dateien für eine Zeitplanungsdatenbank. Und für ein großes Bauunternehmen haben wir eine Umwandlung von PDF-Dateien in Datev-importierbare XML-Reports erstellt.
Am Anfang steht der intensive Austausch
Bevor es an die Umsetzung geht, schauen wir uns die genauen Anforderungen und die betreffenden Daten an. Dadurch können wir die Automatisierung von Geschäftsprozessen Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen.
Je nachdem, was gewünscht ist, können die Automatiken entweder nach Zeitplan laufen oder werden ausgelöst, wenn eine passende Datei in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert wird. Gern beraten wir Sie unverbindlich.
Häufige Fragen
Welche Aufgaben lassen sich typischerweise automatisieren?
Für welche Unternehmen lohnt sich die Automatisierung besonders?
Wie werden automatisierte Prozesse ausgelöst?
Brauche ich eine individuelle Software oder gibt es fertige Lösungen?
Passende Leistungen
Verfasst von
Maximilian DalichowIT-Projektleitung