Automatisierung von Geschäftsprozessen

Es passiert jeden Tag. Dokumente werden in unterschiedlichen Dateiformaten geliefert und sollen in ein System eingepflegt oder für einen Bericht zusammengefügt werden. Schnell kommt es dabei zu Übertragungs-, Abschreib- oder Kopierfehlern.

Doch das muss nicht sein, denn diese Aufgaben lassen sich automatisieren und standardisieren. Dadurch kann nicht nur die betriebliche Effizienz gesteigert, sondern auch die Zeit für strategische Entscheidungen maximiert werden. Außerdem ist der Einsatz von automatisierten Prozessen von Vorteil, um mit konkurrierenden Unternehmen mithalten zu können.

Welche weiteren Vorteile bringt die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit sich?

Zeit und Kosten sparen

Durch den Einsatz von Software können tausende von Daten pro Sekunde gefiltert, analysiert und Metriken berechnet werden. Zudem geschieht dies viel schneller und präziser, als bei manueller Bearbeitung. Außerdem spart die Automatisierung viel Zeit und Arbeitskosten, insbesondere dann, wenn mehrere Operationen gleichzeitig durchgeführt werden müssen.

Fehler verhindern und Genauigkeit erhöhen

Schon eine einzige Fehlberechnung, verursacht von Mitarbeitern, kann für ein Unternehmen in finanzieller Hinsicht fatale Folgen haben. Doch damit nicht genug, denn der menschliche Faktor birgt auch das Risiko, dass trotz exakter Vorgaben und Arbeitsschritte oft unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden. Und schließlich sind Mitarbeiter keine Roboter, bei denen ein konsistentes Leistungsniveau zu erwarten ist.
Software hingegen kann nicht nur mehrere Aufgaben gleichzeitig, sondern auch viel exakter und immer mit demselben Ergebnis ausführen. Außerdem lassen sich durch eine Automatisierung Prozesse effizienter delegieren und skalieren besser.

Zufriedene Mitarbeiter durch Automatisierung

In vielen Bereichen wiederholen sich Abläufe immer und immer wieder. Das kann schnell dazu führen, dass sich Mitarbeiter langweilen und/oder gar frustriert sind. Wird eine entsprechende Software eingesetzt, die diese sich wiederholenden Aufgaben übernimmt, sind Mitarbeiter nicht nur zufriedener, sondern können die Zeit nutzen, um sich anspruchsvolleren Tätigkeiten zu widmen.

Wer profitiert am meisten von der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Auch wenn letztlich jedes Unternehmen von einer Automatisierung von Geschäftsprozessen profitiert, das größte Potential haben mittelständische Unternehmen. Denn gerade hier laufen viele Prozesse meist aus Kostengründen noch manuell ab.

Sie führen ein mittelständisches Unternehmen? Im Folgenden haben wir für Sie zusammengestellt, in welchen Bereichen wir Sie bei einer Automatisierung unterstützen können, um Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern:

• Datentransfer von:
  – Internetportalen in Excel oder umgekehrt,
  – PDF in Excel oder Excel zu PDF,
  – Irgendwas zu Excel oder Datev
  – Excel zu Excel oder Datev
• Automatische Erstellung von PDF Dokumenten aus Excel Tabellen
• Automatische Übertragung von Dokumentenstapeln (PDF oder Word) in Excel Tabellen

Für die Umsetzung entwickeln wir eine Software, die genau auf Ihre Anwendungsfälle zugeschnitten ist oder beraten Sie bei Auswahl und Implementierung der am Markt vorhandenen Lösungen.

So konnten wir bereits verschiedene Unternehmen bei der Automatisierung unterstützen:

Für ein großes Ingenieur-Unternehmen im Energiebereich haben wir eine Konvertierung von Messdaten aus hunderten unterschiedlicher Datenquellen sowie eine Zusammenfassung der Daten und Ausgabe in automatischen Reports und Abrechnungen (PDF, Excel) umgesetzt.
Eine Druckerei profitiert jetzt vom automatischen Auslesen von PDF-Dateien für eine Zeitplanungsdatenbank.
Und für ein großes Bauunternehmen haben wir eine Umwandlung von PDF-Dateien in Datev-importierbare XML Reports erstellt.

Am Anfang steht der intensive Austausch:

Bevor es jedoch an die Umsetzung geht, schauen wir uns die genauen Anforderungen und die betreffenden Daten an. Dadurch können wir die Automatisierung von Geschäftsprozessen Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen.
Je nachdem, was gewünscht ist, können die Automatiken entweder nach Zeitplan programmiert werden oder werden ausgelöst, wenn eine passende Datei in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert wird.

Sie möchten Prozesse automatisieren? Unsere Experten von Datadiorama planen und setzen mit Ihnen gemeinsam passende Lösungen um. Damit z.B. alle Ihre Datei-zu-Dokument-Konvertierungen automatisiert ablaufen, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, entweder telefonisch unter 0331-76 991 680 oder via E-Mail mit unserer Kundenberatung unter info@datadiorama.com.